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Como escrever uma carta de negócios para atrair clientes?

Como escrever uma carta de negócios para atrair clientes?

Caso possua um estabelecimento comercial, provavelmente deve ter que escrever cartas para os seus clientes com bastante frequência. Os motivos podem ser bem variados, mas entre os mais comuns estão aqueles que dizem respeito à informação de novos eventos, alguma cobrança ou até mesmo algum pedido de desculpas por algo que tenha dado errado.

Independentemente dessa razão, você deverá manter carta o mais profissional possível. Caso ainda não saiba fazer isso, dê uma olhada nos passos a seguir para poder aprender. Continue lendo!

Carta de negócios: 10 regras essenciais

1 – Formatar a carta

Formate a carta. Uma carta de negócios deve conter o nome do seu estabelecimento, seguido pela data atual e pelas informações do destinatário bem no topo. Além disso, você deverá também incluir o assunto, uma saudação, a mensagem em si e uma conclusão.

2 – Cuidado com a fonte!

Essa fonte deverá ser no mínimo a New Times Roman ou alguma outra que seja bem parecida com essa. É recomendado que o tamanho dela seja 12pt mas, caso queira algo maior por alguma razão qualquer, evite ultrapassar 14pt.

3 – Organize as informações da carta

Caso não esteja utilizando um timbre com a sua logomarca, organize as informações relacionadas à sua empresa na lateral esquerda superior da carta. Elas não deverão conter mais do que duas linhas. Além disso, sugerimos que você inclua apenas o seu endereço.

As cartas que já são timbradas geralmente já vêm com o endereço pré-impresso. Caso você esteja utilizando uma desse modelo, não será necessário digitar as suas informações novamente.

4 – Cuidado com os espaçamentos!

Insira a data atual com um espaçamento duplo entre ela e as suas informações. Ao invés de abreviá-la, escreva-a por completo. Por exemplo, em vez de utilizar 06/06/11, escreva 06 de Junho de 2011. Insira as informações do destinatário nas próximas três ou quatro linhas. Dê um espaçamento duplo entre a data e o início das informações dele. Elas deverão conter o nome da pessoa para a qual você está escrevendo, o nome da empresa para a qual ela trabalha e o endereço. Caso não haja nenhuma empresa, pule essa parte e coloque apenas o endereço depois do nome.

6 – Título do destinatário

Antes de iniciar a saudação, clique em Enter duas vezes para poder dar outro espaçamento. Dirija-se à essa pessoa com o título apropriado. Os mais comuns são Sr. e Sra.

7 – Corpo da mensagem

Formule o corpo da mensagem com termos bem práticos. Uma carta de negócios deve ser o mais curta possível. Portanto, vá direito ao ponto e diga logo o que o seu cliente precisa saber.

Caso o seu cliente esteja lhe devendo, crie uma carta de cobrança. Nela, você deverá fornecer as opções de pagamento disponíveis e, ao mesmo tempo, ser bastante cortês.

   

Ofereça um desconto dentro de um determinado prazo para poder incentivar o seu cliente. Seja bem claro quanto ao fim desse prazo e ao valor do desconto.

Informe quais serão as consequências caso ele não efetue o pagamento que foi solicitado. Em situações como essa, a maioria das empresas geralmente cobra juros em cima do total. De forma alternativa, você também poderá dizer que o nome da pessoa será enviado para um órgão público como o SPC e o SERASA após uma certa data, por exemplo.

Caso perceba que algum erro tenha sido cometido, escreva uma carta de desculpas o mais rápido possível. Seja claro à respeito das medidas que serão tomadas para poder corrigir o erro cometido e evitar problemas futuros.

Informe o seu cargo e aquilo que você pode fazer para poder corrigir os erros que foram cometidos. Caso você não possa resolver nada, não escreva essa carta. Ao invés disso, entre em contato com a pessoa que pode e peça para ela tomar alguma providência.

Se estiver escrevendo uma carta em nome da empresa, utilize o pronome “nós” ao invés do pronome “eu”. Caso você utilize a terminologia apropriada, irá acabar fazendo com que o seu cliente se sinta atendido pela empresa inteira.

8 – Conclusão

Conclua a sua carta com uma mensagem final, como “Esperando que esteja bem”, “Atenciosamente” ou similares. Ela deverá ser inserida após você ter dado mais dois espaçamentos que irão seguir o corpo da carta.

9 – Assine a carta à mão

Assine a carta sobre o seu nome impresso. Para tal, não se esqueça de utilizar uma caneta preta ou azul.

10 – Anexos

Inclua os anexos necessários para o seu cliente. Caso deseje, você poderá digitar a palavra “Anexos” após o seu nome. Se preferir, você também poderá apenas listar o nome dos documentos impressos sem esse título.

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