Home / Empreendedorismo /

Sabe como escrever um e-mail empresarial? Conheça algumas dicas

Sabe como escrever um e-mail empresarial? Conheça algumas dicas

Sobrecarga de e-mails! Quem não sofre deste problema nos dias de hoje? Muitas pessoas, no seu dia-a-dia profissional, recebem mais e-mails do que aqueles que conseguem responder. Para garantir que os e-mails da sua empresa são bem recebidos, precisa de lhes dar clareza e concisão. Além disso, é muito importante que saiba usar o formato apropriado e saber o que incluir ou excluir de um e-mail comercial para ajudar a sua empresa a manter uma presença profissional.

Por essa mesma razão, hoje decidi trazer-lhe um pouco daquilo que aprendi graças à minha própria experiência profissional. Ao longo dos próximos parágrafos irá encontrar um guia com várias dicas que devem orientar a produção do seus e-mails profissionais.

Vamos lá a isso?

Dicas para escrever um e-mail empresarial

1 – O assunto do e-mail

Começamos logo pelo mais básico e aquilo que o destinatário vai ler em primeiro lugar. Antes de enviar qualquer e-mail, é importante certificar-se de que inclui o assunto, uma vez que um e-mail que não tem  assunto pode ser facilmente ignorado. O seu assunto deve ser curto e direto, devendo destacar-se logo na mensagem principal do e-mail.

O assunto ideal dá ao leitor tudo o que precisa de saber ou informa-o de que precisa de tomar uma decisão. As pessoas que recebem centenas de e-mails por dia só podem abrir e-mails com assuntos particularmente convincentes. Certifique-se de colocar as palavras mais importantes no início do assunto, para evitar que fiquem cortadas pelo comprimento do assunto. Os assuntos ideais são compostos por 6 a 8 palavras personalizadas para o destinatário.

2 – Diga o que quer dizer

Ninguém quer perder mais de um minuto a ler e-mails longos. As pessoas estão ocupadas e não querem passar muito tempo a ler e-mails sobre trabalho. Por essa razão, faça os seus e-mails tão curtos quanto possível, garantindo ainda que forneçam todos os detalhes necessários. As  suas frases devem ser curtas e diretas.

Antes de enviar o seu e-mail, leia-o e elimine qualquer informação irrelevante. Se forneceu informações excedentes ou fora do tópico, exclua-as. Algumas pessoas tentam criar e enviar e-mails com cinco frases ou menos. Se conseguir fazer isso, está bem orientado para escrever um e-mail breve e conciso.

Como ser conciso? Responda a algumas perguntas. “Quem sou eu? O que quero? Por que pergunto a esta pessoa se tem interesse em mim? Por que me devem ouvir? Qual é o próximo passo a dar”.

3 – Destaque partes importantes do e-mail

Escreva o e-mail para que, mais tarde, o mesmo possa ser trabalhado e atualizado. Use a formatação que ajudará o seu leitor a obter rapidamente as informações de que precisa. Negrito é essencial para destacar frases ou conceitos mais importantes num e-mail longo.

   

Use ponto e vírgula e partes do texto em negrito para que o seu e-mail seja mais fácil de descrever. De forma a facilitar a compreensão do e-mail, inclua URLs ou anexos se ajudarem o destinatário a processar o e-mail de forma mais rápida. Nunca force o leitor a procurar um URL ou anexo noutro e-mail.

4 – O Call to Action tem de ser claro

Seja sempre muito claro quanto ao Call To Action que inclui no seu e-mail. Não obrigue o leitor a adivinhar que lhe está a pedir para tomar uma decisão. Peça diretamente e inequivocamente o que é que quer, precisa ou espera da pessoa!

Pedir claramente é especialmente importante se estiver a enviar a mesma mensagem para várias pessoas. E certifique-se de chamar a pessoa pelo nome. Este é um toque mais pessoal que poderá gerar mais valor e empatia entre você, remetente e o leitor.

5 – Use um tom formal

O tom do seu e-mail deve permanecer profissional e direto. Esforce-se por manter um tom confiante e cortês. Tente abandonar o idioma emocional ou informal do e-mail inteiramente. Evite abreviaturas sempre que possível. Lembre-se: as frases completas muitas vezes parecem mais formais.

Às vezes, um e-mail mais informal é apropriado “em casa”, com colegas de trabalho que conhece bem e com quem se sente à vontade para tal.  No entanto, não use abreviaturas de texto, use frases completas e não escreva nada que não queira que o seu chefe leia.

6 – Reveja o seu e-mail

Esta é uma dica bastante óbvia, certo? Faça o seu melhor para garantir que seu e-mail não inclui erros de gramática ou ortografia e usa a pontuação padrão – sem CAPS LOCK, por exemplo. Muitos programas de e-mail incluem uma opção de verificação ortográfica. Se o seu e-mail tiver um, use-o! A má gramática quase certamente prejudicará a mensagem que pretende comunicar.

Se estiver a enviar um e-mail para um grande número de pessoas ou se o e-mail é particularmente importante, pode querer que alguém (ou vários indivíduos) o revejam antes de o enviar.


Escolha qual o assunto de interesse que pretende receber no seu email.




 

Partilhar este artigo

Deixe um comentário

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *